Onderwijsmagazine
Onderwijsmagazine
Vanaf 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Na bijna anderhalf jaar heeft de verordening een vaste plek gevonden binnen Landstede Groep. Elke school en eenheid is op zijn eigen manier met de invoering omgegaan. Grote overeenkomst: de AVG heeft geleid tot bewustwording.
Bij Landstede Groep is sinds 1 juni 2018 Marjan van Gelder Functionaris Gegevensbescherming. Zij weet prima haar weg te vinden door alle 99 artikelen van de AVG, inclusief leden en onderdelen. Marjan ziet er formeel op toe dat Landstede Groep op een juiste manier omgaat met persoonsgegevens. Vanuit haar werkervaring bij ING en haar opleiding Privacymanagement weet ze AVG-kwesties zowel vanuit een juridisch als bedrijfskundig standpunt te benaderen. Ze ondersteunt, geeft voorlichting, organiseert campagnes en beantwoordt vragen op het gebied van de AVG. Ook houdt ze zich bijvoorbeeld bezig met omvangrijke verwerkersovereenkomsten waarin afspraken staan met externe organisaties die namens Landstede Groep persoonsgegevens verwerken. Marjan heeft voor heel Landstede Groep inzichtelijk gemaakt welke informatie verzameld wordt en waarom en in welke systemen die wordt bewaard.
‘Mijn taak is het om de mensen bewust van de AVG te maken en te houden’, vertelt Marjan. ‘Het algemene AVG-beleid is ruim, verwacht wordt dat scholen en eenheden er zorgvuldig mee omgaan. Inmiddels hebben alle vo-scholen een AVG-aanspreekpunt, op het mbo zijn we daar nog mee bezig. Daar is alles iets centraler geregeld.’ De AVG is omvangrijk, maar Marjan vat het heel kort samen.
‘De basisregel is dat je geen persoonsgegevens mag verwerken. Omdat er organisaties zijn zoals wij, die deze gegevens echter nodig hebben, zijn er bepaalde condities waaronder dat wel mag. Het is zaak dat je dat op een zorgvuldige en integere manier doet, waarbij je veel zelf moet bedenken. De wet zegt bijvoorbeeld niets over hoelang je gegevens mag bewaren, die legt dat terug bij de organisatie: “zolang als nodig is”. Dus we moeten dat zelf bepalen, waarbij je vervolgens passende technische maatregelen moet nemen om die gegevens te beschermen. Ik beslis hier niet over, ik geef advies. Er zijn veel grijze gebieden in de AVG en dat maakt het lastig, niet alleen om mee om te gaan, maar ook om het uit te leggen.’
Marjan is positief over de verordening. ‘Ik denk dat het heel goed is dat mensen gaan nadenken over de vraag waar ze hun voetsporen achterlaten. Bedrijven vinden het heel handig om over veel informatie van personen te beschikken, maar of ze het echt nodig hebben is de vraag. En ik zou het zeker niet op prijs stellen als die gegevens dan ook nog eens verkocht worden. Op je werkplek kan het om hele kleine dingen gaan: zet even je computerscherm op zwart als je erbij wegloopt. Die bewustwording vind ik een goed aspect van de AVG.’ De verordening wordt soms als lastig ervaren. ‘Dat begrijp ik wel. Maar de wetgever heeft bepaald, dus we moeten er keurig naar leven. En dat doen we ook bij Landstede Groep. Ik denk dat de scholen en eenheden er op een heel goede manier mee bezig zijn.’
Volgens directeur a.i. John Odinot van het Ichthus College in Kampen zien de meesten van zijn collega’s het belang van de AVG. Als directeur van het Meander College en het Agnieten College Nieuwleusen was hij betrokken bij het hele AVG-proces, van voorbereiding tot invoering. ‘Collega Bas Sandee heeft op basis van de vijf vuistregels van Marjan van Gelder een mooie presentatie (zie kader, red.) voor alle collega’s gemaakt. Vervolgens heeft de werkgroep Magister gekeken naar de rollen op school: voor wie is welke informatie van de leerlingen van belang. Medewerkers hebben nu alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben. Daarbij maken we niet meer gebruik van een wachtwoord voor Magister, maar van een “2-factor authenticatie”, net als bij een bank. Dit is allemaal onder auspiciën van Marjan van Gelder gebeurd. En als we vragen hebben kunnen we bij haar terecht. Als er een datalek is, moeten we dat bij haar melden.’
Vervolgens werd gekeken naar waarom en hoe informatie verzameld werd. ‘Door de AVG zijn we ons bewust geworden van het feit dat we vaak met stickers werken, bijvoorbeeld: leerling A heeft ADHD’, zegt John. ‘Je wilt niet dat dit soort etiketjes op straat komt te liggen bij een datalek. Nu praten we minder over de beperking en meer over de mogelijkheden van de leerling. Bijvoorbeeld: leerling A leert het best als hij minder wordt afgeleid, voorin de klas zit, naast een rustige leerling. Het is een soort demedicalisering: we praten niet meer over medische beperkingen, maar over mogelijkheden en kansen. Dat was een mooi effect van de AVG.’
‘Er zitten lastige aspecten aan de AVG’, zegt John. ‘Je kunt niet zomaar meer een appgroepje maken of een foto op Instagram zetten. Daar moet je eerst schriftelijk toestemming voor hebben. Klassenfoto’s waren ook een punt van discussie. Op het delen van succesmomenten op social media en elders, is een rem gekomen, dat is wel jammer. Maar gaandeweg heeft iedereen wel z’n weg daarin gevonden.’ Al met al kan John zich wel vinden in de AVG. ‘Het heeft tot bewustwording geleid, en dat vind ik wel een goede zaak.’
‘Op basis van informatie van Marjan van Gelder zijn we in actie gekomen’, vertelt adjunct-directeur Robbert Boonk van Landstede MBO Harderwijk. ‘We gingen goed met de informatie van studenten om, dus we hoefden niet grootscheeps in te grijpen. Maar er waren natuurlijk wel degelijk consequenties. Er konden bijvoorbeeld geen Whatsapp-groepjes meer aangemaakt worden. Omdat handhaving lastig is, wilden we zoveel mogelijk zorgen voor goede alternatieven. WebUntis, de webversie van ons roosterprogramma Untis heeft een AVG-bestendige app waarmee je groepsinformatie kunt uitwisselen. Het kan ook met het leerlingvolgsysteem Eduarte. Daarmee zijn we begin dit schooljaar gestart.’
Landstede MBO Harderwijk gaat zorgvuldiger met informatie om. ‘Voorheen werd van alles in studentendossiers gestopt, dat doen we niet meer’, zegt Robbert. ‘Op de administratie is men daar behoorlijk alert op. We delen als school geen gegevens meer met stagebedrijven, het is aan de student zelf om informatie over te dragen.’ AVG zorgt voor bewustwording, vindt Robbert. ‘De studenten zijn natuurlijk 16+ en maken zelf uit wat ze op social media delen. Maar we maken ze wel bewust van de gevaren en behandelen het onderwerp desgewenst bij Loopbaan en Burgerschap. Bij onze veiligheidsopleidingen op de locatie Kranenburg komt het ook aan de orde, bijvoorbeeld bij de vraag of en hoelang je beelden bewaart van beveiligingscamera’s.’
‘Ik heb niet het idee dat collega’s of studenten op school een probleem met de AVG hadden, we hadden er gewoon mee te dealen. En er zijn goede dingen uit voortgekomen. We gaan veel bewuster om met informatie. En ten tweede zijn we veel digitaler gaan werken, vanuit de gedachte dat je papier minstens zo makkelijk laat slingeren als digitale bestanden. Het leuke is dat medewerkers zich inmiddels ook zelf afvragen of bepaalde zaken wel AVG-oké zijn, en met initiatieven komen. Bijvoorbeeld dat sloten van kasten die vervangen moeten worden, omdat Jan en Alleman er sleutels van heeft.’ Robbert kan zich vinden in de basisgedachte van de AVG. ‘Soms vind ik het ook wel wat ver gaan, zoals met de WhatsApp-groepen, maar aan de andere kant ben ik blij dat er tegenwoordig een stuk zorgvuldiger met persoonsgegevens wordt omgegaan.’
De vijf vuistregels voor privacy, voor po, vo en mbo:
