Jarenlang gaf ze medewerkers het vertrouwen om het gesprek aan te gaan. Hoe meer casussen ze behandelde, hoe beter ze in haar rol kwam. In de afgelopen vijf jaar heeft Margriet Hiddingh de rol van vertrouwenspersoon laten uitgroeien tot een vaste waarde binnen Landstede Groep. In december stopt ze ermee. Ze is dan 65 jaar en gaat met pensioen. Wat kunnen we van haar leren?

Sinds wanneer ben je vertrouwenspersoon?
‘In 2015 ben ik begonnen als vertrouwenspersoon voor medewerkers van Landstede Groep. Daarvoor hadden medewerkers en studenten dezelfde vertrouwenspersoon, maar het bleek beter om dat uit elkaar te halen. De vraagstukken liepen soms door elkaar heen, maar vroegen ook om andere expertise.’

Hoe ziet jouw week eruit?
‘Eerst werkte ik vier dagen per week, nu nog drie. Ik ben coördinator studentzaken en teamleider van het onderwijsondersteunend personeel binnen het landschap Sport & Bewegen van Landstede MBO. Daarnaast besteed ik ongeveer zes uur aan mijn taak als vertrouwenspersoon.’

Wat doet een vertrouwenspersoon?
‘Als medewerker van Landstede Groep moet je in een veilige sfeer kunnen werken. Dat staat in de strategienota en hoort bij onze normen en waarden. Krijg je te maken met ongewenste omgangsvormen, zoals discriminatie, pesten of geweld, dan denk ik met je mee. Hoe jij iets ervaart, vormt het uitgangspunt. Dit betekent dat je zelf bepaalt of iemand over een grens is gegaan. Voel je je niet veilig op je werk, dan moet daar verandering in komen.’

Hoe ga je te werk?
‘Het begint allemaal met luisteren. In een vertrouwelijke setting probeer ik inzicht te krijgen in het probleem, waardoor je er niet meer alleen voor staat en we samen kunnen nadenken over een oplossing. Daarbij hanteren we de zogenoemde escalatieladder: je stapt niet direct naar de Klachtencommissie, maar we kijken eerst of je zelf het gesprek kunt aangaan. Dat klinkt spannend en dat is het soms ook. Daarom bereiden we dit gesprek goed voor. Hoe maak je het probleem bespreekbaar? Wat doe je als iemand verbaasd, laconiek of intimiderend reageert? En hoe kom je samen tot een oplossing? Eventueel vragen we iemand van P&O erbij of ga ik als toehoorder mee. Ik vind niks en zeg niks, maar help je door ervoor te zorgen dat je zelfverzekerd aan tafel zit en in een veilige sfeer je verhaal kwijt kunt.’

Waarom is deze aanpak zo succesvol?
‘Je lost het probleem niet op door het bij een ander neer te leggen. Ga je zelf het gesprek aan, dan voorkom je dat je achter iemands rug om handelt en vertel je vanuit je eigen perspectief hoe je iets ervaart. Van daaruit krijg je inzicht in elkaars situatie en kun je samen werken aan een oplossing. In de praktijk zie ik dat deze eerlijke en duidelijke aanpak het best werkt. Volgt er geen oplossing of is het probleem niet geschikt voor een gesprek, dan kun je uiteraard een teamleider of directeur benaderen.’

Wat moet je goed kunnen als vertrouwenspersoon?
‘Het is belangrijk dat je een probleem begrijpt. Je moet je kunnen inleven. Zelf doe ik dat door goed te luisteren, maar ook door mijn kennis van de organisatie te benutten. Ik werk al jaren bij Landstede Groep, waardoor je mij niet alles over de organisatie hoeft uit te leggen. Dat scheelt enorm. Daarnaast moet ik in het eerste gesprek kunnen beoordelen of een probleem bij mij als vertrouwenspersoon hoort. Gaat het over een rooster of salaris, dan is het een taakconflict. Zo’n conflict valt onder de teamleider of directeur. Heeft het probleem te maken met ongewenste omgangsvormen of integriteit? Dan kun je bij mij terecht.’

Wat doe je op het gebied van integriteit?
‘Landstede Groep vindt het belangrijk dat vermoedens van misstanden veilig gemeld kunnen worden. Sinds begin dit jaar kan dat bij mij als vertrouwenspersoon voor medewerkers. Zo’n misstand gaat bijvoorbeeld over fraude, diefstal of omkoping en brengt de organisatie schade toe. Eerlijkheid en transparantie spelen een belangrijke rol: wanneer je toestemming hebt om naast je werk een bedrijf te starten, is dat prima. Doe je dit stiekem? Dan komt de integriteit in het gedrang. Bij elke melding bepalen we samen de beste aanpak. Doel is uiteindelijk dat Landstede Groep misstanden in een eerder stadium signaleert, maar bovenal dat we een veilige werksfeer behouden. Daar zet ik me graag voor in.’

Weten medewerkers je te vinden?
‘Ja, steeds beter. En dat vind ik mooi. Je kunt een probleem bespreken met je partner, zus of vriend, maar als vertrouwenspersoon ken ik de omgeving waarin je werkt. Het geeft een gevoel van opluchting als iemand je écht begrijpt. En het is helemaal fijn als je samen ook nog eens tot een goede oplossing komt.’

Wat heb je in de afgelopen vijf jaar geleerd?
‘Vertelt iemand zijn of haar verhaal, dan houd ik mijn eigen gedachten op de achtergrond. Ze zijn niet belangrijk. Het gaat erom hoe de ander het probleem ervaart. Doordat ik zelfbewuster ben geworden, voel ik me sterker in mijn rol. Ik ga onbevangen een gesprek in, denk mee en vertrouw erop dat er altijd een oplossing is.’

Waarom is een vertrouwenspersoon zo belangrijk voor Landstede Groep?
‘Van moderne locaties en mooie opleidingen tot deskundige medewerkers. We kunnen alles perfect voor elkaar hebben, maar er is pas sprake van een veilige werksfeer als we op een goede, integere en professionele manier met elkaar samenwerken. Helaas blijkt dit niet altijd te gebeuren. Ik zou liever zien dat medewerkers mij niet nodig hebben, maar ondanks dat vraagt de praktijk om serieuze aandacht voor integriteitskwesties en ongewenste omgangsvormen.’

Hoe vind je het om de rol van vertrouwenspersoon te vervullen?
‘Ik vind het mooi dat ik een betekenisvolle bijdrage kan leveren aan een veilige werksfeer en ben er trots op dat de rol van vertrouwenspersoon is uitgegroeid tot een vaste waarde binnen Landstede Groep. De basis staat, nu is het een kwestie van uitbouwen.’

Hulp nodig? Maak een afspraak
Heb je te maken met ongewenste omgangsvormen, zoals discriminatie, pesten of geweld? Of wil je een vermoeden van een misstand melden? Blijf er niet mee lopen, maar maak een afspraak met Margriet via vertrouwenspersoon-medewerkers@landstedegroep.nl of 06-28454426.

Meer weten? Kijk op Connect
Wil je het Reglement Klachtenbehandeling of de Integriteitscode inzien? Kijk dan op Connect.