De vacature had hij al voorbij zien komen, maar pas bij de tweede keer besloot hij te solliciteren. ‘Dat zag ik als een signaal’, lacht Erwin. Zijn rol als zorgcoördinator bij het Thomas a Kempis College – ‘al elf jaar’ – en de wens om binnen Landstede Groep ‘over schuttinkjes te kijken’, maakten de taak van vertrouwenspersoon geknipt voor hem: ‘Ik ontmoet nieuwe mensen, maak kennis met andere organisatieonderdelen, allemaal erg leuk.’

Elkaars identiteit waarderen of mening respecteren, ook op de werkplek: tegenwoordig is dat niet meer vanzelfsprekend.
Erwin: ‘Oordelen en veroordelen, dat gebeurt heel snel. Op social media word je snel zwartgemaakt. Terwijl het zo belangrijk is om zuiver naar elkaar te blijven en zaken bespreekbaar te maken. Ook binnen Landstede Groep.’

‘Als organisatie kun je daarin het verschil maken’, vervolgt Margriet. ‘Een van onze waarden is dat we integer met elkaar omgaan en geen ongewenst gedrag vertonen. Draag je uit dat je dat belangrijk vindt, dan heeft dat zijn weerslag op je leerlingen, studenten, medewerkers, het werkveld en de omgeving. Bovendien: het is wettelijke verplicht om te zorgen voor een veilige sfeer en werkplek.’ Erwin: ‘Dat is een taak van de werkgever, samen met de medewerkers, teamleiders en directie. Als vertrouwenspersoon wil ik daaraan mijn steentje bijdragen.’

Van pesten en fraude tot een arbeidsconflict of privéprobleem… waarmee ga je naar de vertrouwenspersoon?
‘Voor vraagstukken rondom ongewenste omgangsvormen – zoals pesten, intimideren, discrimineren – en integriteitszaken als fraude, diefstal of omkoping’, zegt Margriet. ‘Maar níet sec voor arbeidsconflicten of privéproblemen’, benadrukt Erwin. Blijkt tijdens het gesprek dat het daar om gaat, dan kijken we wie je wel kan helpen.’

Komt de vertrouwenspersoon met een oplossing?
‘Nee, juist niet. De regie ligt altijd bij de melder’, zegt Erwin. ‘Wij zijn geen coach, adviseur of bemiddelaar. ‘En geen advocaat en rechter’, vult Margriet aan.

Erwin: ‘Ik doe ook niet aan waarheidsvinding. Het gaat erom hoe jij het ervaart. Ik sta naast jou, luister naar jouw verhaal en denk mee. Wat is een logische vervolgstap, wat voelt voor jou het beste?’ Margriet: ‘Heel vaak zit een melder in de slachtofferrol. Belangrijk is dat diegene weer de regie kan pakken.’ Erwin illustreert: ‘Heb jij een conflict met een collega, dan probeer ik jou zo de tools te geven waarmee jij naar die collega durft te gaan.’

En wanneer komt de Klachtencommissie in beeld?
Margriet: ‘Je wilt een vraagstuk zo ‘laag’ mogelijk in de organisatie oplossen. Dat doe je met de zogenoemde escalatieladder: je stapt niet direct naar de Klachtencommissie, maar kijkt eerst of je zelf het gesprek kunt aangaan met de betreffende collega. Komt daar niets uit, dan ga je naar je teamleider. Blijft het probleem bestaan, dan is er nog de directeur. Lost dat het ook niet op, dan kun je een klacht indienen. Dat komt gelukkig niet vaak voor.’

Wie naar de vertrouwenspersoon gaat, heeft daar lang over nagedacht…
Erwin: ‘Zeker, dat is een gigantische stap. Want ook al is het een vertrouwelijk gesprek: je gaat bij een wildvreemde aan tafel zitten en daarvoor moet je al een drempel over. Juist als het gaat over ongewenst gedrag want daarmee zeg je ook direct wat over de ander. Het weerhoudt veel medewerkers er ook van om het bespreekbaar te maken.’ Margriet: ‘En als ze dat al doen, dan praten ze vaak eerst met een collega. Die kan hen dan doorverwijzen naar de vertrouwenspersoon.’

En het gesprek zelf, hoe ervaren medewerkers dat?
Margriet: ‘Dat er toch nog iemand binnen Landstede Groep is die een kopje koffie voor je inschenkt en luistert… dat is wat ik vaak terugkreeg. De melder kon daardoor ook weer met een andere blik naar de organisatie kijken. Erwin: ‘Ja, hoe simpel kan het zijn… Daarom is het ook zo belangrijk dat je altijd bereikbaar bent. De stap naar mij moet laagdrempelig zijn.’

Daarom pleiten jullie ook voor twee interne vertrouwenspersonen.
Margriet: ‘Ja, iemand uit het voortgezet onderwijs en iemand uit het mbo/de Serviceorganisatie zodat de “bloedgroepen” van Landstede Groep vertegenwoordigd zijn. En idealiter, uit oogpunt van diversiteit, bijvoorbeeld een man en een vrouw. Dan heb je als medewerker een keuze.’ Erwin: ‘Voor de vertrouwenspersonen zelf is dat ook prettig: dan kun je onderling sparren.’

Je krijgt soms te maken met heftige, persoonlijke verhalen. Hoe ga je daarmee om? 
Erwin: ‘Het is belangrijk om emotioneel niet betrokken te raken. Dat is moeilijk, ik ben ook een mens. Daar moet je een balans in zoeken.’ Margriet vult aan: ‘Ervaring helpt ook. Sommige zaken deden me echt wat. En dan zeg ik ook dat ik het aangrijpend vind. Ik stel dan meestal voor om even een kopje koffie te nemen. Dan ben je er even uit en kun je jezelf herpakken. Dat moet ook, want pas als je afstand neemt van je eigen gevoel kun je weer openstaan voor de ander.’

Erwin: ‘Ook een mogelijke valkuil: als zorgcoördinator houd ik mij bezig met vraagstukken rondom passend onderwijs waarvoor ik veel gesprekken voer met leerlingen, ouders en externe hulpverleners. Daarbij kom ik zelf in actie, terwijl ik als vertrouwenspersoon dat – die regie – juist bij de ander moet leggen. Verder krijg je te maken met verwachtingen, dat jij de oplosser bent bijvoorbeeld. Bij het begin van het gesprek moet je daarom goed de kaders schetsen.’

Terugkijkend en vooruitblikkend: wat zien en wensen jullie dan?
Margriet: ‘Ik heb 45 jaar bij Landstede Groep en haar rechtsvoorgangers gewerkt en ben blij en trots dat ik 6,5 jaar geleden de vertrouwenspersoon voor medewerkers op de kaart heb kunnen zetten. Die taak heb ik met hart en ziel uitgevoerd. Ik hoop dat ik een klein beetje heb kunnen bijdragen aan het uitdragen van de Landstede waarden.’

Margriet heeft er alle vertrouwen in dat Erwin ‘haar pionierswerk’ – zoals hij het noemt – verder uitbouwt en een bijdrage levert aan een veilig en prettig werkklimaat binnen Landstede Groep. Waarbij beide vertrouwenspersonen er – ongeacht hun bloedgroep – zijn voor alle medewerkers. Erwin gaat in ieder geval enthousiast aan de slag: ‘De vertrouwenspersoon is nu een vaste waarde, de taken zijn geborgd in documenten, er is structureel overleg met het College van Bestuur. Nu alleen nog zorgen dat medewerkers de vertrouwenspersoon beter weten te vinden.’

En hoe moet dat?
Erwin: ‘Nu moet je voor info zoeken in Connect. Dat moet laagdrempeliger, bijvoorbeeld een A4’tje met contactgegevens bij alle koffiezetapparaten. Daarvoor is het wel belangrijk dat je – zonder het meteen heel groot te maken – thema’s als integriteit en omgangsvormen intern onder de aandacht blijft brengen. Alleen dan zijn zaken ook sneller bespreekbaar.’